Trang này giải thích cách Vitay vận hành — dành cho chủ nhà, sale và khách thuê. Về quyền, nghĩa vụ và cam kết giữa các bên, xem Điều khoản & Quy tắc cộng đồng.
Vitay là nền tảng cộng đồng quản lý villa & homestay đa chủ nhà. Thay vì mỗi cơ sở dùng một phần mềm riêng, Vitay gom tất cả vào một kênh chung: chủ nhà tự đăng cơ sở và quản lý booking của mình; sale xem lịch mọi villa và bán phòng hưởng hoa hồng; khách xem lịch trống công khai và gửi yêu cầu đặt phòng.
Mỗi tài khoản mang một trong bốn vai trò. Quyền được kiểm tra ở tầng hệ thống — không phụ thuộc giao diện — và dữ liệu luôn được giới hạn theo phạm vi: chủ nhà chỉ thấy cơ sở của mình, sale chỉ thấy chi tiết booking do mình tạo. Quản trị viên đóng vai trò trọng tài: duyệt tài khoản, hòa giải tranh chấp — không can thiệp vào nghiệp vụ hằng ngày của chủ nhà.
| Thao tác | Admin | Chủ nhà | Sale | Khách |
|---|---|---|---|---|
| Tạo / sửa / hủy booking | hỗ trợ* | ✓ | ✓ | ✗ |
| Tra cứu booking, xem lịch trống | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ghi chi phí vận hành | hỗ trợ* | ✓ | ✗ | ✗ |
| Báo cáo doanh thu / lợi nhuận | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Xem hoa hồng | ✓ | ✓ | ✓ (của mình) | ✗ |
| Quản lý villa, phòng, giá | hỗ trợ* | ✓ (của mình) | ✗ | ✗ |
| Duyệt chủ nhà / sale mới | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
* Chế độ hỗ trợ:quản trị viên không sửa được dữ liệu của chủ nhà trong thao tác thường ngày. Khi chủ nhà nhờ trợ giúp, quản trị viên bật "Chế độ hỗ trợ" (tự tắt sau 1 giờ) — mọi thay đổi trong chế độ này đều được ghi vào audit log dưới tên quản trị viên, chủ nhà có thể truy vết.
Một người có thể giữ nhiều vai trò (ví dụ vừa là chủ nhà của một cơ sở, vừa là sale); hệ thống lấy vai trò cao nhất làm mặc định khi đăng nhập.
Đăng ký duy nhất tại /register, đăng nhập bằng Telegram. Có hai lựa chọn:
Trang /login chỉ dùng để đăng nhập (Telegram hoặc email/mật khẩu) — không đăng ký ở đó.
Một villa là một cơ sở; các phòng bên trong là đơn vị cho thuê. Villa có thể cho thuê từng phòng lẻ hoặc nguyên căn:
Giá mỗi đêm được tính theo một quy tắc duy nhất, theo thứ tự ưu tiên:
Giá gợi ý khi tạo booking và giá hiển thị trên lịch dùng chung quy tắc này nên không bao giờ lệch nhau. Giá gợi ý chỉ để tham khảo — số tiền cuối cùng luôn do người tạo booking nhập.
Mỗi villa có bộ nội quy riêng, hiển thị trên trang công khai và form đặt phòng: giờ nhận / trả phòng, phí nhận phòng sớm, phí trả phòng muộn, phụ thu thêm khách, và ghi chú tự do (thú cưng, tiền cọc…).
Các khoản phí này chỉ mang tính thông báo — hệ thống không tự cộng vào tiền booking. Khi số khách vượt sức chứa, hệ thống nhắc kèm mức phụ thu để nhân viên tự tính vào giá cuối.
Mỗi booking đi qua chuỗi trạng thái:
Chờ xác nhận → Đã xác nhận → Đã nhận phòng → Đã trả phòng (có thể Hủy ở mọi bước trước khi trả phòng)
Lịch có hai mức hiển thị tùy người xem:
| Vai trò | Villa nhìn thấy | Chi tiết booking |
|---|---|---|
| Admin | Tất cả (kể cả villa ẩn) | Đầy đủ mọi booking |
| Chủ nhà | Chỉ villa của mình (kể cả ẩn) | Đầy đủ trong cơ sở của mình |
| Sale | Tất cả villa công khai | Đầy đủ với booking do mình tạo; còn lại chỉ thấy trạng thái |
| Khách | Villa công khai | Chỉ trạng thái |
Danh sách booking cũng theo nguyên tắc này: sale chỉ thấy đơn do chính mình tạo.
Sale đăng nhập rồi đặt phòng qua luồng bình thường — hệ thống ghi công theo phiên đăng nhập của chính sale, không dùng link giới thiệu hay cookie. Mức hoa hồng của một booking được chọn theo thứ tự ưu tiên:
Vitay theo dõi trạng thái thanh toán hoa hồng từng booking nhưng không thu – chi hộ; việc trả hoa hồng là thỏa thuận trực tiếp giữa chủ nhà và sale (xem Điều khoản, Điều 4).
Bot hiểu tin nhắn tiếng Việt thường ngày và làm được mọi nghiệp vụ chính: tạo / sửa / hủy booking (phòng lẻ hoặc nguyên căn), tra cứu booking, xem tình trạng phòng, ghi cọc, nhận / trả phòng, ghi chi phí, và xem báo cáo doanh thu / lợi nhuận. Ví dụ:
Hai quy tắc an toàn quan trọng:
Thiếu thông tin bắt buộc (ví dụ chưa rõ phòng nào), bot sẽ hỏi lại một câu ngắn thay vì tự đoán. Chi phí được tự phân loại theo từ khóa (điện, nước, wifi, vật tư, sửa chữa, lương, quảng cáo…) — bạn không cần chọn danh mục.
Mọi thao tác tạo / sửa / hủy booking và chi phí đều được ghi vào nhật ký kiểm toán ngay trong cùng giao dịch: ai làm, lúc nào, giá trị cũ và mới. Ví dụ sale sửa giá booking từ 1.800.000đ xuống 1.500.000đ sẽ để lại một dòng audit — không có chuyện ghi đè âm thầm. Đây là căn cứ để quản trị viên hòa giải khi có tranh chấp.
Chủ nhà tự xem được nhật ký của cơ sở mình trong dashboard, mục Nhật ký thay đổi— kể cả các thao tác quản trị viên làm hộ trong chế độ hỗ trợ (gắn nhãn "Admin").
Chủ nhà có thể kết nối lịch Booking.com / Airbnb qua iCal: đơn mới trên OTA tự tạo booking (Đã xác nhận), đơn biến mất khỏi feed tự chuyển Hủy, đổi ngày tự cập nhật. Khi phát hiện trùng phòng, hệ thống không tự hủy mà gắn cảnh báo để chủ nhà xử lý tay — hướng dẫn chi tiết cách đọc log và xử lý trùng phòng có trong dashboard, mục Tài liệu.